Speichern, sichern und archivieren

Digitale Forschungsdaten sind ausgesprochen empfindlich. Der langfristige Erhalt dieser Daten stellt sowohl die Forschenden, als auch die Forschungseinrichtungen vor neue Herausforderungen, die es in gemeinsamer Absprache zu bewältigen gilt.

Ein Datenverlust kann einen zu jedem Zeitpunkt treffen und z.B. folgende Ursachen haben:

• Die Speichermedien (Festplatte, SSD, USB-Sticks, Speicherkarten, externe Festplatten, Cloud Speicher) können beschädigt werden, verloren gehen, gestohlen oder zerstört werden.
• Veraltete (obsolete) Speichermedien können von zukünftigen Softwareumgebungen nicht interpretiert werden, was dazu führt, dass die gespeicherten Daten unbrauchbar werden. Als Beispiel seien hier Floppy-Disk genannt.
• Daten können absichtlich oder vesehentlich gelöscht oder auch gestohlen oder verändert werden.
• Der Zugang (insb. Cloud Speicher) zu den Daten kann verlorengehen. Der Anbieter von Cloud Speicher kann seinen Betrieb einstellen oder durch politische Maßnahmen zur Datensperrung verpflichtet werden.
  Beachten Sie die Regelungen der  Sync&Share-Policy der UHH.
• Verlassen Wissenschaftlerinnen oder Wissenschaftler Hochschulen, Projekte oder Institutionen oder die Projektlaufzeit endet, sind Daten und andere Forschungsergebnisse häufig nicht für alle Befugten zugänglich oder verständlich gespeichert. In der Regel fehlt eine ausreichende Datensatzbeschreibung (Metadaten).

• Der wichtigste Schritt ist die regelmäßige Anfertigung von Sicherungskopien (Backup) der Originaldateien und deren Archivierung. Arbeiten Sie niemals nur mit einer Kopie Ihrer Daten! Wichtig ist auch, dass die Originaldaten und die Backups physisch an unterscheidlichen Orten aufbewahrt werden.
  
  Sind Ihre Daten wg. ihres Umfangs bereits in einem Rechenzentrum gespeichert, brauchen Sie sich hier keine Sorgen zu machen. Das Rechenzentrum fertigt immer Backups Ihrer Daten an.
  
  Bei kleineren Mengen, die eher lokal auf Ihrem PC zu finden sind, sollten Sie immer zusätzlich und regelmäßig (z.B. einmal in der Woche) eine Kopie der Daten auf Speichern im Rechenzentrum oder zumindest auf USB-Festplatten anfertigen. Achten Sie bei Kopien auf USB-Festplatten aber darauf, dass Sie diese Speichermedien an einem anderen Ort (z.B. Büro von Kollegen, zu Hause) aufbewahren.
  
  
• Sie sollten bereits in der Planungsphase Ihres Forschungsprojektes die Aufbewahrung Ihrer Daten durch die Erstellung eines Datenmanagementplans organisatorisch beschreiben. Dazu gehört die Beantwortung folgender Fragen:
  
  • Welche Metadaten sind notwendig, um die Daten angemessen zu dokumentieren und zu erklären?
  • Welche  Aufbewahrungsfristen gelten?
  • Wie sieht es mit Copyrightfragen und dem Datenschutz (bei sensiblen, z.B. personenbezogenen Daten) aus?
  • Welche Datenformate sind geeignet und sind zukunftsfähig?
  • Welche Zeichencodierung sollte ich verwenden?
  • Wo kann ich meine Daten speichern?

• Speicherplatz im Regionalen Rechenzentrum
  

  Sichere Datenablage für alle UHH-Beschäftigten! 50 GB im persönlichen Verzeichnis!
  Der zentrale Service zur Datenhaltung der UHH sind die Netzlaufwerke der UHHDisk. Beschäftigte der UHH können bis zu 50 GB Daten in ihrem persönlichen Verzeichnis ablegen. Diese Datenmenge entspricht einem Buchregal von 1000 Metern Länge. Die Daten sind weltweit und auch mobil zugreifbar über UHHShare.

  Größere Datenmengen speichern auf den Servern im sicheren Data Center der UHH!
  Der zentrale Service zur Datenhaltung der UHH sind die Netzlaufwerke der UHHDisk. UHHShare erweitert die Funktionalität der UHHDisk um mobilen Zugriff, Synchronisation und um die Möglichkeit, Dateien mit Externen zu teilen. Alle Angehörigen der UHH können diese Services über ihre UHH-Kennung direkt nutzen.

  Backup: Ihre Daten gehen nicht verloren!
  Die Datenbereiche der UHHDisk, dem zentralen Service zur Datenhaltung der UHH, werden nächtlich im Backupsystem der UHH gesichert (wegen des gleichen Datenbestandes gilt das auch für UHHShare). Alte Versionen und gelöschte Dateien der persönlichen Verzeichnisse und der Projektverzeichnisse können aus diesem Backup wiederhergestellt werden. Es reicht einfach eine Wiederherstellungsanfrage an die RRZ-ServiceLine zu senden.

• Archivierung im Forschungsdatenrepositorium am Ende Ihres Projekts
  

  Sichere Datenarchivierung für alle UHH-Beschäftigten!
  Der zentrale Service zur Datenarchivierung an der UHH ist das Forschungsdatenrepositorium (FDR) der UHH. Ihre Daten werden sicher an mehreren Standorten aufbewahrt, jeder Eintrag erhält einen eindeutigen Digital Object Identifier (DOI), der die Zitation erleichtert und das System bietet auch eine Versionierung der Daten an. Das FDR ist gedacht für Daten, die sich nicht mehr verändern, es ist nicht für die tägliche Arbeit an den Daten konzipiert.